Baklib|詳解企業(yè)創(chuàng )建知識管理門(mén)戶(hù)的終極指南

您的企業(yè)是否考慮著(zhù)要實(shí)施一個(gè)知識管理門(mén)戶(hù)滓玖,卻不知從何開(kāi)始?本指南適合您锥涕。

這個(gè)終極指南將幫助大家了解知識管理門(mén)戶(hù)(KMP)的基礎知識;類(lèi)型、好處以及最佳例子识衡,同時(shí)還可以學(xué)習到建立知識管理所需的各種標準藏杖,以及如何評估KMP的有效性。

本文包括以下部分:

  • 知識管理門(mén)戶(hù)是什么?
  • 知識管理門(mén)戶(hù)的類(lèi)型
  • 知識管理門(mén)戶(hù)的好處
  • 知識管理門(mén)戶(hù)應該包括什么崖啥?
  • 如何評估知識管理門(mén)戶(hù)
  • Baklib如何幫助您建立知識管理門(mén)戶(hù)

什么是知識管理門(mén)戶(hù)?

知識管理門(mén)戶(hù)是一個(gè)數字內容平臺缤心,匯集了關(guān)于公司的所有信息,包括公司的行政規章政策户逝、標準操作程序(SOP)、員工相關(guān)數據荤河、內部文件、對外展示的產(chǎn)品操作手冊等等邀唠。

建立一個(gè)結構化的知識管理門(mén)戶(hù)有助于每個(gè)部門(mén)的員工獲取正確裕便、最新的信息。通過(guò)主題撤忆、業(yè)務(wù)類(lèi)型或服務(wù)行為能夠快速找到答案。在知識管理平臺上提供始終如一的高質(zhì)量信息泼焊,任何成員都可以找到并分享,公司所需的一切都在一個(gè)地方渺坊。

另一方面,知識管理門(mén)戶(hù)是一個(gè)為用戶(hù)提供安全感的中心柒呵,為客戶(hù)提供支持和有用的信息。知識管理門(mén)戶(hù)通常包括一個(gè)知識庫,其中包含關(guān)于公司產(chǎn)品和服務(wù)的分類(lèi)信息,包括教程徽级、指南和常見(jiàn)問(wèn)題解答(FAQ)。知識管理門(mén)戶(hù)中的自助服務(wù)特性可以改善客戶(hù)體驗拱邦。

與大家所想的不同,KMP遠不止是一個(gè)存儲和分享知識的數字工具羔揣。我們將在進(jìn)一步討論文章時(shí)討論這一點(diǎn)怎晰。

知識管理門(mén)戶(hù)的類(lèi)型

在本文的這一部分,我們將介紹所有三種類(lèi)型的知識管理門(mén)戶(hù)——內部、外部和混合型。

1. 內部知識庫猿诸,也稱(chēng)為私有知識庫

顧名思義,內部知識庫就像一本內部百科全書(shū)丁眼,為員工提供他們完成工作所需的信息。

內部知識庫包含諸如公司政策把丹、工作動(dòng)態(tài)、內部流程等敏感信息。企業(yè)內的多個(gè)團隊可以保留自己的內部知識庫飞与,以滿(mǎn)足他們的需求,但理想的做法是建立一個(gè)豐富的公司各方面信息的集中式知識庫话告,以減少障礙并促進(jìn)公司目標。

只有具有訪(fǎng)問(wèn)權限的員工才能查看此私有知識庫圆仔。

2. 外部知識庫,也稱(chēng)為公共知識庫

與內部知識庫不同莉恼,外部知識庫對您的員工和客戶(hù)都是可訪(fǎng)問(wèn)的。它包含有關(guān)您的產(chǎn)品和服務(wù)的有價(jià)值信息核偿,可以幫助客戶(hù)解決使用您的產(chǎn)品/服務(wù)時(shí)遇到的任何挑戰,更像是自助式幫助剿配。

外部知識庫包含諸如:

  • 產(chǎn)品/服務(wù)的詳細信息
  • 產(chǎn)品特性及其功能
  • 常見(jiàn)問(wèn)題解答
  • 訂單虚吟、發(fā)貨詳情、計費等等

客戶(hù)可以參考外部知識庫了解產(chǎn)品并解決他們在使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題湃隶。這有助于減少客戶(hù)需要與公司的客服代表交流的次數。

一個(gè)很好的外部知識庫的例子:Netflix的幫助中心梆道。它包含了客戶(hù)在使用他們的平臺時(shí)所需的一切信息,包括支付、計劃和賬戶(hù)問(wèn)題:

一款直觀(guān)的知識管理軟件,可輕松添加您的內容并將其與任何應用程序集成迁筛。如果需要創(chuàng )建直接、美觀(guān)的知識管理門(mén)戶(hù),不妨嘗試使用Baklib性雄!

3. 混合知識庫

一些知識庫既可以作為內部知識庫,也可以作為外部知識庫。

混合知識庫很棒湘捎,因為它可以作為員工和客戶(hù)都可以在需要時(shí)訪(fǎng)問(wèn)所需信息的虛擬空間。

Baklib的知識庫配有混合訪(fǎng)問(wèn)設置桶眠,允許知識庫的一部分是公共的,而另一部分是密碼/授權訪(fǎng)問(wèn)的。

知識管理門(mén)戶(hù)的好處

擁有知識管理門(mén)戶(hù)對業(yè)務(wù)的一些好處:

支持協(xié)作工作環(huán)境

知識管理門(mén)戶(hù)通過(guò)為員工提供分享想法和知識的平臺來(lái)促進(jìn)協(xié)作工作環(huán)境丸盯,它還幫助員工在項目上無(wú)縫協(xié)作并保持一致。

降低培訓成本

員工培訓是昂貴的。根據《培訓雜志》的2022年培訓行業(yè)報告轨栗,公司培訓一名新員工的平均成本為1207美元。該報告還顯示,培訓一名員工需要約62.4個(gè)工作小時(shí)——這比一個(gè)半星期的工時(shí)還多兜雹,用來(lái)培訓一名員工

擁有知識管理門(mén)戶(hù)的好處之一是減少了培訓時(shí)間和成本,知識管理門(mén)戶(hù)通過(guò)多種方式減少培訓時(shí)間和成本:

  • 企業(yè)的員工可以通過(guò)學(xué)習如何使用知識庫,而不是熟悉所有產(chǎn)品和服務(wù)(這將節省時(shí)間和金錢(qián))。
  • 當員工遇到障礙時(shí)钦睡,知識管理門(mén)戶(hù)會(huì )指導他們找到問(wèn)題的答案,這將節省經(jīng)理重復相同答案的時(shí)間和精力。
  • 知識管理門(mén)戶(hù)通過(guò)顯示公司的新更新拗胜,減少了有經(jīng)驗的員工的重新培訓時(shí)間和成本。
  • 知識庫包含員工手冊,可以與新員工分享,讓他們可以在自己的節奏下熟悉公司政策和信息。

促進(jìn)自主學(xué)習

知識管理門(mén)戶(hù)讓員工能夠隨時(shí)訪(fǎng)問(wèn)寶貴的公司信息,使自主學(xué)習成為一個(gè)持續的過(guò)程。像大多數公司一樣,沒(méi)有足夠的時(shí)間和資源來(lái)每次培訓員工蛮穿,但這并不意味著(zhù)員工學(xué)習應該停止。通過(guò)知識管理門(mén)戶(hù),員工可以成為獨立的自主學(xué)習者。

提高團隊效率

為每個(gè)部門(mén)創(chuàng )建一個(gè)分享平臺打破企業(yè)內的信息孤島瓷摆,知識管理門(mén)戶(hù)提供了一個(gè)平臺,公司內所有團隊成員都可以獲取信息并協(xié)作。這個(gè)好處通過(guò)消除重復任務(wù)和促進(jìn)溝通和協(xié)作來(lái)增強團隊效率扰她。

為企業(yè)提供客戶(hù)自助服務(wù)

許多客戶(hù)更喜歡自己解決問(wèn)題,這意味著(zhù)自助服務(wù)是他們的最佳選擇。一個(gè)易于搜索和導航的外部知識管理門(mén)戶(hù)可以幫助客戶(hù)自己解決基本問(wèn)題睛藻,從而減少您的支持票量并增加客戶(hù)對您產(chǎn)品的了解。

知識管理門(mén)戶(hù)應該包括什么?

我們已經(jīng)看到了知識管理門(mén)戶(hù)的一些好處呀页;現在讓我們來(lái)看看一個(gè)健壯的知識管理門(mén)戶(hù)應該包括哪些特性:

動(dòng)態(tài)搜索功能

一個(gè)有效的知識管理門(mén)戶(hù)應該提供動(dòng)態(tài)搜索功能姻采,以減少員工和客戶(hù)查找信息所花費的時(shí)間访缔。

用戶(hù)可以使用搜索欄搜索重要信息,減少了價(jià)值時(shí)間。

內部共享或公共共享

在選擇知識管理門(mén)戶(hù)之前,請確保它不限制只能使用一種類(lèi)型的門(mén)戶(hù)沐亏,應該能夠創(chuàng )建內部知識管理門(mén)戶(hù)為團隊提供服務(wù)茫古,以及為客戶(hù)提供外部KMP指特。

協(xié)作功能

一個(gè)強大的知識管理門(mén)戶(hù)必須具有協(xié)作功能。這不僅僅是搜索信息;企業(yè)的員工應該能夠共享信息并從其他員工那里學(xué)習。

????工作流管理

一個(gè)強大的知識管理系統應該包括創(chuàng )建、記錄宙劳、監視和管理工作流程的選項删蘸,以幫助為知識門(mén)戶(hù)生成高質(zhì)量?jì)热荨?/p>

分析和報告

在選擇知識管理門(mén)戶(hù)時(shí),另一個(gè)重要的功能是分析和報告。應該知道哪些知識庫文章表現更好,哪些需要更多改進(jìn)。還應該能夠看到所有搜索和用戶(hù)分析码果、損壞鏈接以及作者活動(dòng)编苛。

可訪(fǎng)問(wèn)性

每個(gè)知識管理門(mén)戶(hù)都必須在每臺設備上都可以訪(fǎng)問(wèn),以幫助員工快速瀏覽和理解信息,無(wú)論屏幕尺寸如何。此外,頁(yè)面在每個(gè)設備上應該易于導航,并且加載時(shí)間應盡可能短。

如果企業(yè)正在尋找包括以上所有功能并且價(jià)格優(yōu)惠的知識庫軟件,請嘗試使用Baklib,聯(lián)系客服可以免費14天試用。

如何評估知識管理門(mén)戶(hù)

可用性

知識管理門(mén)戶(hù)的作用不僅僅是存儲相關(guān)信息,還應該確保員工和客戶(hù)能夠找到并使用起來(lái)。

如果員工和客戶(hù)難以瀏覽和使用知識門(mén)戶(hù),他們將立即停止使用它。這將抹滅知識管理門(mén)戶(hù)的所有好處:幫助員工和客戶(hù)找到他們需要的信息实夹。

確定KMP的可用性的一個(gè)好方法是決定它是否提供交互式或靜態(tài)文章的選項篡异。靜態(tài)文章是典型的Word文檔或PDF文件凫窖,它包含了所有重要的信息鳄梅,但讀者必須通過(guò)滾動(dòng)整個(gè)文檔來(lái)找到所需的信息燕雁。交互式文章允許讀者跳轉到他們需要的信息泌枪。

如果您的KMP只提供靜態(tài)文章的選項汇割,那么它的可用性就會(huì )降低,因此需要交互式和靜態(tài)文章相互結合。

功能

每個(gè)知識管理門(mén)戶(hù)軟件都具有不同的功能苏挟。并非所有知識門(mén)戶(hù)功能都相同嘿悬。Baklib在為用戶(hù)提供強大的知識管理門(mén)戶(hù)方面做得很好枣镐。這些門(mén)戶(hù)具有不同的功能谈秫,包括:

  • 數據分析
  • 內部和外部共享
  • 能夠從一個(gè)平臺管理多種不同的產(chǎn)品知識(每個(gè)企業(yè)都有其品牌和多個(gè)產(chǎn)品)
  • 具有企業(yè)SSO、100%基于云的架構、數據庫加密、SSL等強大安全性。
  • 可提供私有化

可訪(fǎng)問(wèn)性

知識管理門(mén)戶(hù)的位置非常重要,因此它需要放置在客戶(hù)和員工可以訪(fǎng)問(wèn)的地方。許多公司將其知識門(mén)戶(hù)放在官網(wǎng)網(wǎng)站上或專(zhuān)用的客戶(hù)支持中心中逼侦。例如,Upwork將其知識庫設在一個(gè)專(zhuān)門(mén)的客戶(hù)支持中心中。

知識門(mén)戶(hù)還需要響應式,并且可以從任何設備訪(fǎng)問(wèn)。如果正在使用Baklib進(jìn)行知識庫管理,就無(wú)需擔心可訪(fǎng)問(wèn)性問(wèn)題,因為所有內容都會(huì )自動(dòng)適應。

效率

評估知識管理門(mén)戶(hù)效果的最佳方式之一是通過(guò)團隊效率。一個(gè)強大的知識管理門(mén)戶(hù)可以幫助整個(gè)公司進(jìn)行協(xié)作深夯,提高每個(gè)團隊的生產(chǎn)力。

KMP還可以幫助管理者根據需要管理他們的團隊和項目——從分享文件、提供員工反饋、促進(jìn)不同團隊之間的溝通,到組織培訓課程;KMP在團隊效率和生產(chǎn)力方面發(fā)揮著(zhù)重要作用。

如果在投資了知識管理門(mén)戶(hù)后仍然存在信息孤島和團隊生產(chǎn)力和效率下降的情況,那么就需要解決其他更多的問(wèn)題了。

Baklib如何幫助您建立知識管理門(mén)戶(hù)

Baklib是一款易于使用的軟件练奇,旨在創(chuàng )建組織良好的知識庫平臺颠舞。這款軟件受到許多領(lǐng)先品牌的信賴(lài),如百度、京東、藍湖孝冒。

我們的知識管理系統具有以下特點(diǎn):

  • 易于使用的界面条嚼,用于創(chuàng )建內部和外部知識庫
  • 分析和報告
  • 所見(jiàn)即所得的編輯器
  • SSL爷绘、100%基于云的架構
  • 動(dòng)態(tài)搜索功能、自定義搜索結果展示

但這還不是全部,它們還可以根據需求進(jìn)行定制。所以,為什么要等待呢澳华?利用Baklib充分利用組織的知識為員工和客戶(hù)提供有價(jià)值的信息并節省時(shí)間纹因!

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